Como cumprir efetivamente a lista de tarefas

Como cumprir efetivamente a lista de tarefas

Carreira

És excelente a organizar as tuas tarefas diárias mas acabas por raramente conseguir cumprir as tarefas a que te propões? Não estás sozinha! Sofro do mesmo mal, por isso decidi investigar como cumprir efetivamente a lista de tarefas. Encontrei algumas dicas que têm funcionado muito bem comigo e decidi partilhar.

Preencher a lista de tarefas é fácil, difícil é conseguires cumprir diariamente essas tarefas, porque exige uma disciplina e hábito que nem toda a gente conhece. Hoje vamos falar sobre os problemas que fazem com que deixes coisas por fazer, e os hábitos necessários para ultrapassar esses problemas.

A maior parte dos websites e artigos escritos sobre este assunto, assim como as apps de telemóvel, focam-se em ter uma lista de tarefas. Mas essa é uma competência fácil de aprender. Mas e se escreves “Fazer X, Y e Z” e depois raramente conseguires que essas coisas fiquem feitas? Acredita, este é o problema da maioria das pessoas, mais do que não saberem realizar uma lista de tarefas.

 

Como cumprir efetivamente a lista de tarefas

Curiosamente a razão porque não conseguimos cumprir efetivamente a lista de tarefas não é a mesma para toda a gente. Existem várias razões que podem estar na origem deste comportamento e hoje ajudo-vos a descobrir como contornar cinco delas.

“Sinto resistência a iniciar algo novo.”

Em primeiro lugar, é bom analizar essa resistência, que é algo que raramente fazemos. Porque é que não queres começar algo novo? Identificar a razão pode conduzir à solução.

O que podes fazer:

Pedaços pequenos. Diz a ti própria que só tens de trabalhar 5 minutos naquilo. Pequenos pedaços de trabalho são menos intimidantes.
Simplesmente começa. Depois de começares é muito mais fácil continuares. Não te preocupes se consegues terminar tudo ou não, preocupa-te apenas em iniciar a tarefa.
Compensa-te. Não consultes o email ou o telemóvel até teres trabalhado numa tarefa durante pelo menos 10 minutos (ou 15, ou 20, tu decides). Mete um temporizador. Depois de 10 minutos de trabalho, durante 5 minutos podes fazer o que quiseres. Repete.

 

“Sinto-me assustada com certas tarefas ou a trabalhar em certos projetos.”

São demasiado intimidantes em tamanho ou âmbito. Para combater isto, divide as tarefas ou projetos em pequenos pedaços. Na verdade basta a primeira pequena tarefa para te meter as mãos na massa, vai ser muito mais fácil começar com algo pequeno.
Não sabes como fazer. Se não estás familiarizada com o que tens de fazer, se é desconhecido para ti, é normal que sintas mais resistência a iniciar. Em primeiro lugar, mune-te de mais informação – aprende o máximo que conseguires sobre o assunto. Podes fazê-lo através de pesquisas na internet, conversando com alguém que saiba fazer, fazendo um pequeno curso ou lendo um livro. Isto ajudará a iniciares pequenas tarefas para meteres em prática o que vais aprendendo e vai facilitar a conclusão das tarefas que tens em mãos.
Estás focada em aspetos negativos. É provável que estejas focada no quão difícil a tarefa é, ou noutro obstáculo qualquer. Tenta olhar pelo lado positivo. Foca-te nas oportunidades que podes ober ou, em último caso, no tempo livre que terás depois de concluires as tuas tarefas.

 

Lê também “Como parar de procrastinar já”

 

“Eu começo, mas rapidamente me distraio e nunca acabo.”

Se já começaste, já deste um dos passos mais difíceis. Agora precisas apenas trabalhar a parte da distração. As minhas sugestões podem não ser muito populares, mas funcionam:

Pequenas tarefas. Já falei disto mais acima, mas é realmente algo que funciona comigo. Uma das razões para te distraires pode ser por as tarefas serem demasiado longas. Divide tudo o que tens de fazer em pequenas tarefas de 20-25 minutos.
Tarefas individuais. Não tentes fazer mais do que uma tarefa ao mesmo tempo. Concentra-te em cada tarefa individualmente e não mexas em mais nada até terminares. Faz um pequeno intervalo entre cada uma e recomeça.
Desliga-te. Uma das maiores distrações é a conetividade. Seja a televisão, o telemóvel, o Facebook ou o email. Desliga tudo e tenta concentrar-te apenas no que tens para fazer. Vais conseguir terminar tudo mais rapidamente e depois terás tempo para aproveitar.
Limpa a tua mesa. As distrações podem vir da confusão visual. Pode ser benéfico tirares tudo da tua mesa e deixar apenas o indispensável para realizares cada tarefa.

 

“Nunca tenho vontade de trabalhar. Só a ideia de que há trabalho para fazer é horrível e não tenho vontade de começar.”

Arranja-te. Se trabalhaas a partir de casa nunca trabalhes de pijama. Acorda, toma banho, veste-te, arranja-te, toma o pequeno-almoço… tudo tal e qual como se fosses sair para o escritório.
Dá um passeio. Descobri que pequenas caminhadas, mesmo que seja só ir ao exterior do edifício durante uns minutos, ajudam a organizar as ideias.
Exercita-te. Treinares logo pela manhã, antes de iniciares o trabalho, é uma excelente maneira de te manteres mais concentrada e produtiva.
Mais uma vez, pensa nas oportunidades. Pensa no dia de amanhã, como te vais sentir quando olhares para o dia anterior e tiveres cumprido toda a tua agenda? Provavelmente vais sentir-te mais orgulhosa e motivada do que se tiveres ficado no sofá e não tiveres cumprido nada, deixando tudo acumular.
Compromete-te com alguém. Se tens dificuldade em sentir-te motivada define objetivos e compromete-te a cumpri-los com um amigo, familiar, no teu blog ou um coach – se tens um blog ou canal de Youtube podes inscrever-te no meu Programa de Acompanhamento. Ao teres de reportar o progresso a outra pessoa vai dar-te uma razão extra para teres tudo terminado.

 

“Eu faço uma lista de tarefas no dia anterior, mas no próprio dia acordo e sinto que vai ser um péssimo dia, sinto-me desanimada e não me apetece fazer nada.”

Sobrecarga. A razão mais provável é estares a sobrecarregar-te demasiado. Temos tendência a estipular demasiadas tarefas para cada dia, sobrestimando a quantidade que conseguimos efetivamente cumprir. Adota o hábito de escolheres as três tarefas mais importantes do dia e fá-las antes de qualquer coisa – antes de ires ao Instagram ou de leres o email. O mais provável é que as seguintes tarefas sejam mais pequenas e/ou mais simples e o teu dia vai ser muito mais calmo.
Diversão. A segunda razão é estares a acumular todas as tarefas secantes e não a intercalar com tarefas que te dão realmente prazer. Se não há nada que te dê prazer, então provavelmente estás no trabalho errado.

 

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Depois de exploradas algumas variáveis que tornam os teus dias menos produtivos, está na hora de meter mãos à obra e experimentar estas dicas. Aproveita e partilha nos comentários quais achas que são as tuas principais razões para deixar tarefas por cumprir e/ou os truques que usas cumprir efetivamente a lista de tarefas.

 

 

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  • Joana Almeida
    28 Junho 2018 at 9:52 am

    Realmente é fácil perder o foco numa tarefa quando nos distraímos com algo que poderá ser mais fácil ou mais prazeroso, mas haver o reconhecimento dessa fraqueza já pode ser meio caminho para irmos alterando hábitos.
    Obrigada pela partilha de dicas 😉