Regresso ao trabalho // Dicas para ser mais organizado

Regresso ao trabalho // Dicas para ser mais organizado

Depois da sugestão de 5 looks profissionais, a série “regresso ao trabalho” continua desta vez falando em organização. Sou a única que não resiste a cadernos, agendas e post-its?

Agora que já não ando na escola nem na faculdade, e que a quantidade de material que tenho de comprar é bem mais reduzida, adoro comprar coisas mais originais e por isso muitas vezes os supermercados não me enchem as medidas. Ainda assim, este ano, consegui comprar a minha agenda no Continente e um caderno de post-its super fofinhos no Jumbo. No entanto não resisti aos cadernos e aos lápis maravilhosos da The Pretty Handmade. Esta marca foi criada por uma leitora que segue o blog quase desde o início e se isso não fosse o suficiente para eu vibrar com a ideia de ver as minhas meninas a crescer e a criarem projetos fantásticos, com certeza ficaria rendida às cores e padrões de todos os cadernos e agendas que ela cria. A sério, passem na página da The Pretty Handmade no Facebook e vejam se tenho ou não razão.

Para comprar post-its originais e autocolantes para deixarem as vossas agendas ainda mais pirosas – eu sei que vocês estão comigo nisto! – podem também optar pelo Ebay que tem coisas baratíssimas e coisas desse tamanho raramente ficarão presas da alfândega.

Mas agora vamos passar ao que interessa, as dicas para se tornarem mais organizadas no vosso dia a dia.

 

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O poder da noite anterior

Há quem deixe a roupa preparada, faça na agenda a lista de tarefas para o dia seguinte, tome banho, prepare as refeições… O truque é ir dormir com o máximo de coisas feitas, pois para a maioria das pessoas custa muito menos deitar um pouco mais tarde do que acordar mais cedo.

 

Agendas, aplicações… you name it

Seja uma aplicação no telemóvel que sirva de agenda e de lista de tarefas ou uma agenda física como a que eu tenho, é essencial que tenham à mão um sítio para apontarem os vossos compromissos, fazerem listas de tarefas, priorizar o que têm para fazer e definirem objetivos.

 

Consultar a lista de tarefas

Não serve de nada ter tudo apontadinho se não criarem a rotina de consultar a vossa agenda todas as manhãs. Sim, ainda antes do Facebook, do e-mail ou do Instagram. Coloquem a agenda num lugar onde consiga ser das primeiras coisas que pegam pela manhã. Se têm uma aplicação, coloquem um alarme no telefone poucos minutos após o alarme de acordar. A app Any.DO permite até agendarem a hora a que querem que ela vos lembre das tarefas que têm para esse dia.

 

Criar rotinas

Quando algo se transforma numa rotina o tempo que necessitamos para cumprir essa tarefa reduz. Por isso habituem-se a criar rotinas no vosso dia a dia para que tudo flua mais facilmente e não necessitem de um esforço extremo, porque na verdade existem tantas tarefas que repetimos diariamente que podemos tirar partido desta capacidade do nosso cérebro de “rotinar”.

 

Ganhar mais tempo

Ao criarem rotinas irão ganhar automaticamente mais tempo, mas há ainda outro truque. Um truque para tirarem melhor partido do vosso dia é apontarem exatamente TUDO o que fizerem. Isso vai permitir analisar onde estão a perder horas preciosas do vosso dia e como podem combater esse desperdício. A maior parte das vezes em que não conseguimos ir ao ginásio, inscrevermo-nos num novo curso ou passar mais tempo com os amigos ou com a família é apenas porque estamos a utilizar mal o nosso tempo. Num mundo em que tudo está feito para nos distrair, em que o nosso telefone é invadido por push notifications o dia inteiro, em que a internet está a um clique de distância, consumimos demasiado tempo com distrações.

 

Pomodoro

Alguma vez ouviram falar da Técnica Pomodoro? É um método de gestão de tempo desenvolvido no fim dos anos 80 que divide o trabalho em períodos de 25 minutos, separados por breves intervalos. Funciona da seguinte forma:

  1. Listem todas as tarefas a serem executadas nesse dia;
  2. Ajustem o cronómetro para o tempo desejado (geralmente 25 minutos) – podem usar esta app;
  3. Escolham a tarefa inicial;
  4. Trabalhem na tarefa escolhida até que o alarme toque. Se alguma distração importante surgir, anotem-na numa folha ao lado e voltem o foco imediatamente de volta à tarefa. Não cedam à tentação dessa distração mesmo que seja ir à casa de banho ou uma chamada da vossa mãe;
  5. Quando o alarme tocar, marquem um “x” na tarefa concluída;
  6. Após cada 25 minutos, façam uma pausa entre 3 a 5 minutos onde podem executar as distrações que apontaram num papel ao longo do tempo de trabalho;
  7. Ao fim de quatro pomodoros, quatro períodos de 25 minutos com 3 a 5 minutos de pausa entre cada, façam uma pausa maior entre 15 a 30 minutos, e voltem ao início.

 

20% da agenda em aberto

Por muito que planeemos, por muitas listas e listinhas que criemos, a verdade é que imprevistos acontecem e temos de nos saber adaptar. Um truque é deixarem 20% do tempo da vossa agenda em aberto para conseguirem encaixar tarefas de última hora ou um qualquer imprevisto. O dia correu exatamente como planeado e não necessitaram desse tempo? Podem usá-lo para fazer algo útil por vocês 🙂

 

E vocês, que truques utilizam para se organizarem melhor? Se tiverem outras sugestões, deixem nos comentários! ♥

 

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